事情是這樣開始的
上星期我跑了一個清理腳本，結果嚇了一跳：公司共用的 Google Drive 裡面有 5,868 個檔案，佔了 32.6 GB，遠遠超過 15 GB 的免費上限。腳本刪掉了 4,129 個舊檔，釋出約 23 GB 空間，但還有 1,739 個檔案刪不掉——全是權限不足的 shared files 和別人擁有的文件。這些「僵屍檔案」繼續佔空間，我們卻動不了。
這件事讓我意識到，問題不是空間不夠，是從來沒有設計過怎麼一起用。
為什麼 15 GB 對團隊來說根本是幻覺
Google 的 15 GB 是 per-account，不是 per-team。當五個同事共用一個公司帳號的 Drive，每個人都習慣「先丟上去再說」，影片、RAW 照片、重複的附件、final_final_v3 的設計稿——空間不是被用掉，是被浪費掉。更麻煩的是，免費帳號幾乎沒有管理功能：你不能限制單檔大小、不能強制資料夾結構、不能自動清暫存區。所有規則，只能靠人。
我們這三年其實運氣不錯，沒認真管也沒爆過。但這次腳本跑出來的數字讓我看清楚：僥倖不是策略。
我們現在的做法：先節流，再考慮升級
很多人第一個念頭是「升級 Google Workspace 吧」，但我覺得這順序反了。如果沒先建立使用習慣，升級只是買到更大的亂堆空間。我花了兩個下午整理出一份內部守則，核心只有一句話：Drive 不是檔案倉庫，是協作空間。
大檔案直接禁入
這是最有效的一刀。我們現在規定：
- 影片、音檔、RAW 照片、PSD/AI 設計稿、安裝檔 → 放公司 NAS 或外接硬碟
- Drive 只放文件、壓縮後的圖片/PDF、小於 10 MB 的參考檔
- 單一影音檔原則不上傳，真的需要就壓到 50 MB 以下
這條沒有技術手段強制執行，只能靠同事自律。但我發現，只要明確講出「什麼不該放」，大家就會開始問「這個放 NAS 對嗎？」——意識比規則更重要。
強制資料夾結構
我們的 Drive 現在長這樣：
- 01_行政管理 — 公司文件、合約、人事
- 02_進行中專案 — 每個專案一個子資料夾，結案後移走
- 03_共用範本 — 文件範本、報價單格式、常用素材
- 04_已完成專案 — 歸檔區，每年評估是否轉存冷儲存
- 99_暫存區 — 30 天自動清理，放「我明天就會整理」的東西
- _封存區 — 長期保存但很少動的舊專案
Google Drive 不會限制你在哪裡建檔案，所以這個結構靠人維護。我的做法是：新同事 onboarding 時直接帶他走一遍，告訴他「你的東西該放哪」。
統一檔案命名
我們的格式：YYYY-MM-DD_用途_版本_作者.副檔名
例如：2026-06-26_報價單_v2_艾迪.pdf
禁止出現的詞：副本、final、final_final、v1_old、Copy of。這些命名在搜尋時會製造垃圾，版本管理也會亂。Google Drive 有「管理版本」功能（File → Manage versions），同一個檔案的上傳新版本，不要重新上傳一個新檔案。
容量配額建議
雖然無法技術限制，但我們內部有這些參考數字：
| 區域 | 建議上限 |
|---|---|
| 個人工作區 | ≤ 1 GB |
| 暫存區（99_暫存區） | ≤ 2 GB |
| 單一進行中專案 | ≤ 1 GB |
| 單一影音檔 | ≤ 50 MB（原則不上傳） |
每月清理流程：腳本 + 人工
我寫了兩個 Python 腳本，每月第一個星期一跑：
- report_storage.py — 看誰/什麼在用空間，抓出超額使用者
- delete_old_drive_files.py — 先 dry-run，確認要刪的範圍，再正式執行
- 手動清空 Google Drive 垃圾桶（刪掉的檔案會在 trash 躺 30 天，繼續佔空間）
- Slack 通知超額同事整理
這次 1,739 個刪不掉的檔案，我會把 manifest 發給各 team lead，請檔案擁有者自己處理。Shared Drive 裡的檔案要請 manager 權限的人清。這沒有捷徑，就是溝通。
什麼可以自動執行，什麼只能靠自己
我原本以為可以設定一些自動規則，研究後發現免費帳號能做的很少。以下是我整理的現實：
| 想做的事 | 免費帳號可行？ | 替代方案 |
|---|---|---|
| 限制單檔大小 | ❌ 不可行 | 同事自律 + 每月腳本掃描大檔寄信提醒 |
| 強制資料夾結構 | ❌ 不可行 | onboarding 教育 + 定期人工檢查 |
| 檔案命名驗證 | ❌ 不可行 | Google Apps Script 掃描「副本」「final」等關鍵字，自動寄信提醒 |
| 自動清暫存區 | ❌ 不可行 | Python 腳本或 Apps Script 排程 |
| 限制對外分享 | ❌ 不可行（需 Workspace） | 手動檢查 sharing settings |
| 儲存空間告警 | ❌ 不可行（需 Workspace） | 自己寫腳本監控 |
如果升級到 Google Workspace Business Standard（2 TB per user），可以設定分享限制、儲存告警、Shared Drive 權限管理。但我們的共識是：先落實節流措施三個月，確認真的需要更多空間，再評估升級。升級應該是為了更好的協作功能，不是為了掩蓋管理問題。
一個可以立刻行動的檢查
打開你們公司的 Google Drive，搜尋「副本」或「Copy of」，看看有多少重複檔案。再搜尋「.mp4」或「.mov」，看看影片佔了多少空間。這兩個搜尋就會讓你知道問題有多大了。
我們這次清理後，我給團隊的提醒很簡單：上傳前先問自己，這個檔案是給現在這個專案用的，還是只是想找個地方放？ 如果是後者，放 NAS。